• Visuele Identiteit: pas het personeelshandboek aan aan de visuele stijl van de organisatie. Zorg ervoor dat je het juiste lettertype gebruikt en de kleuren van de onderneming laat terugkomen. Dit draagt bij aan de herkenbaarheid en cohesie binnen de organisatie.
• Tone of voice: zorg ervoor dat de taal en de schrijfstijl in het personeelshandboek aansluiten bij de tone of voice van de organisatie. Denk na over de communicatiestijl die het beste past bij de werknemers en zorg ervoor dat de tekst zich daarop richt. Moet het formeel, informeel, of ergens daartussenin zijn?
• Sfeerfoto's: mm het personeelshandboek persoonlijker te maken, voeg je sfeerfoto's toe van de werkplekken, vergaderruimtes, het personeel en andere relevante locaties binnen de organisatie. Dit helpt nieuwe werknemers om zich een beeld te vormen van de werkomgeving.
• Leuke feiten en quotes: een leuke toevoeging kun je toevoegen door interessante feiten en citaten over het bedrijf of collega's op te nemen in het personeelshandboek. Dit is een leuke manier om het bedrijf beter te leren kennen en om een positieve en informele sfeer te creëren.
• Lengte van het handboek: houd rekening met de lengte van het personeelshandboek. Overweeg of je de voorkeur geeft aan een beknopte versie of juist een uitgebreider document. Denk aan de behoeften en het leesgedrag van de lezers bij het nemen van deze beslissing.
• Organogram: een organogram kan nuttig zijn om de hiërarchie en de verantwoordelijkheden binnen de organisatie visueel weer te geven. Dit kan werknemers helpen om hun plaats in de organisatie beter te begrijpen.
• Interactieve elementen: overweeg om interactieve elementen toe te voegen aan het digitale personeelshandboek. Dit kunnen klikbare inhoudsopgaven, hyperlinks naar interne bronnen, of zelfs video's zijn die de bedrijfscultuur en -waarden belichten.
• Zoekfunctionaliteit: als het personeelshandboek digitaal beschikbaar is, voeg dan een zoekfunctie toe zodat werknemers snel specifieke informatie kunnen vinden. Dit bespaart tijd en moeite bij het opzoeken van relevante beleidsregels en procedures.
• Feedbackmogelijkheden: sta open voor feedback van werknemers over het handboek en bied een eenvoudige manier om suggesties voor verbetering in te dienen. Dit kan bijdragen aan een gevoel van betrokkenheid en medezeggenschap.
• Versiebeheer: houd een duidelijk versiebeheer bij van het personeelshandboek, zodat werknemers altijd toegang hebben tot de meest recente informatie. Zorg ervoor dat oudere versies duidelijk worden gearchiveerd voor referentiedoeleinden.
• Inclusiviteit: zorg ervoor dat het personeelshandboek inclusief is en rekening houdt met diversiteit binnen de organisatie. Dit omvat het gebruik van inclusieve taal en het aanpakken van kwesties zoals non-discriminatie, gelijke kansen en diversiteitsbeleid.
• Training en Workshops: bied trainingssessies of workshops aan waarin je het personeelshandboek introduceert en uitlegt aan nieuwe medewerkers. Dit zorgt ervoor dat ze het volledig begrijpen en weten waar ze de benodigde informatie kunnen vinden.
• Gepersonaliseerde secties: overweeg om bepaalde secties van het personeelshandboek te personaliseren op basis van de specifieke afdelingen of functies binnen de organisatie. Dit maakt het handboek relevanter voor verschillende groepen werknemers.
• Eenvoudige taal: vermijd te veel jargon en ingewikkelde taal in het handboek. Probeer de informatie op een eenvoudige en begrijpelijke manier te presenteren, zodat alle werknemers de inhoud gemakkelijk kunnen begrijpen.
• Herinneringen en Updates: stel herinneringen in om werknemers eraan te herinneren periodiek het personeelshandboek door te nemen, vooral wanneer er belangrijke wijzigingen worden doorgevoerd. Zorg ervoor dat werknemers altijd op de hoogte zijn van de meest recente informatie.

Bron: XpertHR