Een goed doel in het kerstpakket, is dat fiscaal slim? En kun je werknemers een kadootje geven zonder dat het als loon wordt gezien? Deze en andere vragen worden beantwoord door onze fiscale expert.
1. Is het fiscaal gunstig om een goed doel op te nemen in het kerstpakket?
Het kerstpakket brengen de meeste werkgevers onder in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Het maakt voor de Belastingdienst vervolgens niet uit wát er in het kerstpakket zit; of het nou een gift is aan een goed doel, een supergezond pakket met ontbijtgranen en smoothies of een verwenpakket met chocola en wijn. Zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden, is er geen belasting verschuldigd over de verstrekking van het kerstpakket.
2. Waarom is een kerst- of nieuwjaarsborrel op kantoor houden voordeliger?
Een borrel buiten de deur ziet de Belastingdienst als loon. Wordt het feest gehouden op de werkplek daarentegen, dan geldt als nihil waardering; zowel de versiering van de plek als de hapjes en drankjes die worden geserveerd. De Belastingdienst stelt dat het enkel mag gaan om consumpties en niet om een maaltijd. Als op kantoor een heus kerstdiner voor de werknemers wordt opgetuigd, is de Belastingdienst van mening dat er een bedrag van € 3,35 (2022) per maaltijd per werknemer aan de vrije ruimte (ervan uitgaande dat de werkgever daarvoor kiest) dient te worden toegerekend.
3. Is producten uit het eigen bedrijf in het kerstpakket stoppen fiscaal slim?
De algemene regel is: op producten uit het eigen bedrijf mag je 20% korting geven, met een maximum van € 500 per werknemer per jaar. Dat is een ‘gerichte vrijstelling’, die valt buiten de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Stel, het kerstpakket à € 100 wordt geheel samengesteld uit producten van het bedrijf, dan hoeft er maar € 80 in de vrije ruimte ondergebracht te worden, zodat er meer ruimte in de vrije ruimte overblijft.
4. Kan je werknemers een kadootje geven zonder dat het als loon wordt gezien?
Ja. Je mag werknemers kleine kadootjes geven zonder dat het belast loon - of ten koste gaat van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Daarvoor bestaat een ‘kleine-geschenkenregeling.’ Daarbij gaat het om geschenken die je geeft uit wellevendheid, sympathie of piëteit. Denk aan een kraamkadootje, een rouwboeket bij een overlijden of een fruitmand als iemand ziek is. De Belastingdienst stelt hieraan de volgende voorwaarden:
-
Je geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie plegen te geven.
-
Je geeft geen geld of een waardebon.
-
De factuurwaarde (inclusief btw) is maximaal € 25, bezorgkosten niet meegeteld.
Is de waarde hoger dan €25, dan wil dit nog niet gelijk zeggen dat het geschenk zonder meer belast loon is. Maar je hebt als werkgever dan wel meer uit te leggen.
5. Hoe zit het met kerstpakketten voor uitzendkrachten, relaties en oud-werknemers?
Voor uitzendkrachten, zzp’ers en relaties is de werkgever niet inhoudingsplichtig, dus hoeft de werkgever de kosten van deze kerstpakketten ook niet mee te nemen in zijn werkkostenbudget. Een werkgever mag de factuur splitsen en enkel de kosten voor zijn werknemers en gepensioneerden als werkkosten. In de Wet op de loonbelasting 1964 is namelijk een uitzondering opgenomen voor gepensioneerden: die kerstpakketten mogen wel als werkkosten worden aangewezen.
6. Wat is een interessante optie als er aan het eind van het jaar nog vrije ruimte over is in de werkkostenregeling?
Het einde van het jaar is een goed moment om na te gaan of de vrije ruimte van de werkkostenregeling volledig is benut. Wanneer je als werkgever constateert dat er nog ruimte beschikbaar is, kun je overwegen om in december nog actie te ondernemen om de volle vrije ruimte te gebruiken.
Een optie is om belaste vergoedingen om te zetten in voor de werknemer onbelaste vergoedingen die vervolgens tot het werkkostenbudget gerekend worden. Dit heet ook wel ‘netteren’.
Voorbeeld
-
Oorspronkelijk: De werknemer ontvangt een gebruikelijke (bruto)eindejaarsuitkering: € 1000. Kosten werkgever (stel + 10% lasten): € 1.100. Inhouding loonheffing, stel 42%: € 420. Nettoloon: € 580.
-
Na ‘netteren’: Eindejaarsuitkering als netto werkkosten, stel: € 580. Kosten werkgever (geen werkgeverslasten): € 580. De werkgever bespaart € 520 per werknemer.
7. Hoe ziet de werkkostenregeling er in 2023 eruit?
De vrije ruimte in de werkkostenregeling wordt alleen voor 2023 tijdelijk opgetrokken naar 3% over de eerste € 400.000 fiscale loonsom (in 2022 1,7%); over het meerdere boven de € 400.000 blijft de ruimte 1,18%. Nu die verruiming bekend is, is het goed om de werkkostenregeling nader te bekijken en indien wenselijk bij te sturen. Breng vergoedingen en verstrekkingen in kaart en beoordeel wat er wél en wat níet onder de vrije ruimte valt, nu en straks.
8. Welke mogelijkheden zijn er om werknemers een onbelaste vergoeding te geven?
De extra vergoeding voor eigen rekening als werkgever nemen, kan natuurlijk altijd. Maar dat betekent extra cash-out. Budgetneutrale opties zijn:
-
Werknemers budgetneutraal een extra uitkering geven kan door een individueel keuzebudget (IKB) in te voeren. De werknemer kan bijvoorbeeld brutoloon uitruilen voor een onbelaste vergoeding. De werknemer houdt dus meer netto over en de werkgever betaalt geen premies werknemersverzekeringen over het uitgeruilde loonbestanddeel. Let wel: een dergelijke mogelijkheid kan ook nadelige gevolgen met zich brengen voor de werknemers. Alle ins en outs over het IKB zijn hier na te lezen in XpertHR.
-
Een andere mogelijkheid om werknemers wat extra geld in handen te geven, is het uitbetalen van vakantiedagen; die optie bestaat alleen bij bovenwettelijke vakantiedagen. In dat geval is het verstandig hiervoor een vakantieregeling op te stellen. Een voorbeeld van zo’n regeling is opgenomen in XpertHR. Uitruilen is een andere mogelijkheid. Korting geven op de aanschaf van zonnepanelen in ruil voor vakantiedagen, om zomaar een voorbeeld te geven.
