De nieuwe Wet bescherming klokkenluiders vervangt de Wet Huis voor klokkenluiders. Werkgevers met 50 tot 250 werknemers hebben tot 17 december 2023 om hun interne procedures voor meldingen van misstanden aan te passen. Grotere organisaties moeten nu al aan de nieuwe wet voldoen. Hieronder een handige checklist om te controleren of jij hieraan voldoet.
Interne meldprocedure
De volgende punten moet je inhoudelijke vastleggen in de interne meldprocedure:
- de manier waarop je met de interne melding omgaat;
- wanneer je spreekt van een vermoeden van een misstand (zie ook de definities in de Wet bescherming klokkenluiders);
- de manier waarop een werknemer in ieder geval kan melden, bijvoorbeeld schriftelijk, mondeling via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem, of op zijn verzoek binnen een redelijke termijn door een gesprek op locatie;
- bij welke aangewezen onafhankelijke functionaris of functionarissen (eventueel extern ingevuld) een werknemer de melding kan doen;
- welke functionarissen zorgvuldige opvolging geven aan de melding;
- de manier voor de werknemer om een adviseur in vertrouwen te raadplegen;
- de termijn van zeven dagen na ontvangst van een melding voor het versturen van een ontvangstbevestiging;
- de termijn van maximaal drie maanden na ontvangst van een melding voor te informeren over de beoordeling en de opvolging van de melding.
Een extra aanvulling maar niet verplicht:
- De interne meldprocedure kan gelden voor personen die geen werknemer zijn, maar op een andere manier werkzaamheden uitvoeren. Je kan dan specifiek opnemen voor wie de procedure precies openstaat, bijvoorbeeld oud-werknemers, zzp’ers, aandeelhouders en leden van een raad van commissarissen.
Wat is verder belangrijk?
- Je moet een kanaal inrichten waar je meldingen kan ontvangen waarin je de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van betrokken derden borgt en dat alleen toegankelijk is voor daartoe gemachtigde personeelsleden (conform de AVG).
- Je moet je werknemers schriftelijk of elektronisch informeren over:
- de interne meldprocedure;
- de wijze waarop ze een vermoeden van een misstand extern kunnen melden;
- de rechtsbescherming van een werknemer bij het melden van vermoeden van een misstand.
- Instemming met de interne meldprocedure:
- van de ondernemingsraad (art. 27 lid 1m WOR) of personeelsvertegenwoordiging ( art. 35c en 35d WOR); of
- van cao-partijen indien de interne meldprocedure in de cao is opgenomen (art. 27 lid 3 WOR); of
- van meer dan helft van de werknemers indien je geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging hebt ingesteld en daartoe ook niet verplicht is.
- Registratie van meldingen van vermoedens van misstanden in een daarvoor ingericht register.
- Meldingen die telefonisch of in een gesprek op locatie worden gedaan registreren door opname van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm (met voorafgaande instemming van de melder) of een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek.
- Geheimhouding van de identiteitsgegevens van de melder.
Bron: XpertHR
