Stap 1. Stel een pensioenteam samen

Het wijzigen van een pensioenregeling is een ingrijpend en complex traject. Het is daarom van groot belang om te zorgen voor een team met de juiste expertise. Hierbij kan de hulp van HR-medewerkers, pensioenadviseurs en pensioenuitvoerders niet ontbreken.

Stap 2. Evalueer de bestaande pensioenregeling

Om te bepalen wat de impact is van het pensioenakkoord, moet het pensioenteam een goed beeld hebben van de bestaande pensioenregeling. Wat moet het team uiteindelijk wijzigen?

Stap 3. Onderzoek welke opties er zijn om de pensioenregeling te wijzigen

Er zijn verschillende opties om de pensioenregeling te wijzigen. We raden je aan om hierover in gesprek te gaan met de pensioenuitvoerder en alle opties in kaart te brengen. Analyseer daarbij ook per optie wat de gevolgen voor de werknemers zijn en of er een adequate compensatie moet komen. Dit vereist maatwerk. Je moet dit per sector of onderneming onderzoeken.

Stap 4. Maak een transitieplan

Het transitieplan kun je zien als de basis van de wijziging. In het transitieplan leg je de keuzes, overwegingen en berekeningen vast die ten grondslag liggen aan de wijziging van de pensioenovereenkomst en de wijze waarop wordt omgegaan met opgebouwde pensioenaanspraken en pensioenrechten. Ook moet je hierin toelichten waarom sprake is van een evenwichtige transitie.

Het transitieplan moet onder meer de volgende onderdelen bevatten:

• de keuze van het pensioencontract en een onderbouwing van deze keuze;
• de manier waarop wordt omgegaan met opgebouwde pensioenaanspraken en pensioenrechten;
• een overzicht van de effecten van de overstap naar een premieregeling met leeftijdonafhankelijke premies per leeftijdsgroep;
• de gemaakte afspraken over een adequate compensatie;
• een financieringsplan voor de compensatie; en
• voor zover van toepassing, de gemaakte afspraken over de initiële vulling van de solidariteitsreserve.

Uiterlijk 1 januari 2025 moet het transitieplan zijn afgerond.

Het is afhankelijk van de vraag of je bent aangesloten bij een bedrijfstakpensioenfonds wie het transitieplan opstelt:

• Ben je aangesloten bij een bedrijfstakpensioenfonds – bij veel organisaties is dat het geval – dan wordt het transitieplan voor jou geregeld door de sociale partners die de pensioenregeling zijn overeengekomen.
• Ben je niet aangesloten bij een bedrijfstakpensioenfonds, dan moet je zelf een transitieplan opstellen. Neem hierover tijdig contact op met je verzekeraar en/of pensioenadviseur.

Stap 5. Geef hoorrecht aan vereniging van gewezen deelnemers of pensioengerechtigden bij uitvoering door pensioenfonds

Als de pensioenovereenkomst is ondergebracht bij een pensioenfonds, stelt de werkgever, voor zover van toepassing, een vereniging van gewezen deelnemers en een vereniging van pensioengerechtigden in de gelegenheid een oordeel uit te spreken over het transitieplan. Voorwaarde is dat de vereniging van gewezen deelnemers aantoont een substantieel gedeelte van alle gewezen deelnemers van het pensioenfonds te vertegenwoordigen. De vereniging van pensioengerechtigden moet aantonen een substantieel gedeelte van alle pensioengerechtigden van het pensioenfonds te vertegenwoordigen.

Het oordeel wordt op een zodanig tijdstip gevraagd dat het van invloed kan zijn op de inhoud van het transitieplan en de daarin verantwoorde keuzes.

Stap 6. Houd rekening met de medezeggenschapsrechten OR, personeelsvertegenwoordiging of personeelsvergadering

Het is heel belangrijk om tijdig rekening te houden met de medezeggenschapsrechten die van toepassing (kunnen) zijn op een besluit tot wijziging van de pensioenregeling.

Je moet de ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging of personeelsvergadering – afhankelijk van welk medezeggenschapsorgaan de organisatie heeft – informeren over de wijziging van een regeling op grond van een pensioenovereenkomst. De ondernemingsraad heeft een instemmingsrecht, de personeelsvertegenwoordiging en de personeelsvergadering hebben een adviesrecht. Het is belangrijk om op tijd een instemmingsverzoek dan wel adviesaanvraag in te dienen.

Bij een instemmingsaanvraag voor een wijziging van de pensioenregeling moet je het transitieplan aan de ondernemingsraad voorleggen.

Let op!Als sprake is van verplichte deelname in bedrijfstakpensioenfondsen of als de pensioenregeling inhoudelijk is geregeld bij cao, is het instemmingsrecht dan wel adviesrecht niet aan de orde.

Stap 7. Zend het transitieplan aan toezichthouder

Is het transitieplan afgerond, dan moet de pensioenuitvoerder het transitieplan binnen twee weken na de afronding aan de toezichthouder sturen en op zijn website beschikbaar stellen voor de deelnemer, gewezen deelnemer, gewezen partner en pensioengerechtigde.

Stap 8. Pensioenuitvoerder stelt een implementatieplan op

De pensioenuitvoerder stelt vervolgens een implementatieplan op dat hij uiterlijk op 1 juli 2025 naar de toezichthouder DNB moet sturen. In het implementatieplan beschrijft de pensioenuitvoerder de voorbereidingen voor en de uitvoering van de gewijzigde pensioenovereenkomst. Ook geeft de uitvoerder aan hoe wordt omgegaan met de bestaande pensioenaanspraken en -rechten. Verder bevat het implementatieplan een communicatieplan, waarin is vastgelegd op welke wijze (gewezen) pensioendeelnemers en pensioengerechtigden geïnformeerd worden over de pensioenwijzigingen.

Stap 9. Is instemming van de werknemer nodig of niet?

Een pensioenregeling maakt onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst. Een wijziging van de pensioenregeling heeft daarom in principe de instemming van de individuele medewerker nodig. Er bestaan echter een aantal uitzonderingen:

Werkgever is aangesloten bij een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds

Bij een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds zijn de deelnemende werknemers en de werkgevers verplicht tot naleving van de statuten en het pensioenreglement. De sociale partners zetten de individuele werkgever en werknemer buitenspel met betrekking tot het inhoudelijk wijzigen van de pensioenregeling. Werkgevers en werknemers zijn gebonden aan wijzigingen.

Cao

Pensioenregelingen kunnen zijn vastgelegd in een cao. Wijzigingen hierin leiden van rechtswege tot een gebondenheid van de georganiseerde werkgever en werknemers. Veelal is de cao geïncorporeerd in de arbeidsovereenkomst van ongeorganiseerde werknemers, hetgeen tot gevolg heeft dat ook de ongeorganiseerde werknemer gebonden is aan de wijziging.

Eenzijdig wijzigingsbeding

De werkgever kan op basis van artikel 19 Pensioenwet de pensioenregeling eenzijdig wijzigen op grond van een eenzijdig wijzigingsbeding. Bij een beroep op zo’n beding moet sprake zijn van een dusdanig zwaarwichtig belang aan de kant van de werkgever dat het belang van de werknemer dat door de wijziging zou worden geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken.

Of de werkgever een succesvol beroep kan doen op het eenzijdig wijzigingsbeding is afhankelijk van de belangenafweging die hij maakt. Allereerst moet er een zwaarwichtig belang zijn voor de werkgever om de pensioenregeling te wijzigen. Vervolgens is het belangrijk om het nadeel dat de werknemer door de wijziging lijdt, in kaart te brengen. Om dat nadeel (enigszins) te beperken, kun je een afbouwregeling aanbieden.

De rechter gaat terughoudend om met het eenzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden, zoals de pensioenregeling. De werkgever moet echter wel in staat worden gesteld om de pensioenregeling binnen de wettelijke kaders aan te passen. De vraag is dan of je de negatieve consequenties van de werknemer bij wijziging van de pensioenregeling moet compenseren. Is geen eenzijdig wijzigingsbeding overeengekomen, dan bestaat nog de optie om de pensioenovereenkomst eenzijdig te wijzigen op basis van goed werknemerschap.

Bepaal of een wijziging met wederzijds goedvinden of een eenzijdige wijziging de voorkeur heeft. Het voordeel van wederzijds goedvinden is dat de werkgever duidelijkheid heeft. Het voordeel van eenzijdige wijziging is dat deze wellicht geruislozer kan plaatsvinden, en daarom tot minder weerstand zou kunnen leiden.

Stap 10. Zorg voor uitvoering volgens communicatie- en implementatieplan

Zorg voor een goede en open communicatie richting de werknemers. Afhankelijk van het aantal betrokken werknemers kun je een plenaire sessie inplannen, waarin je de achtergrond van de (voorgestelde) wijziging toelicht.

Bron: XpertHR

-------------------------------------

Webinar 'Voorbereiding op de wet toekomst pensioenen' terugkijken in de NVP Academy

NVP-leden kunnen in de NVP Academie* het webinar 'Voorbereiding op wet toekomst pensioenen' terugkijken.

De wijzigingen in de wet Toekomst Pensioenen zijn wellicht de meest impactvolle op het gebied van arbeidsvoorwaarden van het decennium. Als HR-specialist krijg je hier ongetwijfeld mee te maken. In dit webinar zoomen we in op wat de wet betekent voor pensioenregelingen, kijken naar de arbeidsrechtelijke aspecten en geven je tips over hoe jij in jouw situatie kunt (of moet) handelen om complient te zijn.
Specifiek wordt hierin stilgestaan bij:
• Hoe bereid ik mij als HR verantwoordelijke voor en welke stappen moet ik nemen?
• Premie tussen leeftijdscategorieën verschuift, kunt u zich voorbereiden op ongewenste effecten?
• Wanneer moet een werkgever welke acties uitvoeren?
• Hoe zijn consequenties te managen?

Naar het webinar 'Voorbereiding op de wet toekomst pensioenen

-------------------------------------

Afwachten is geen optie - tips uit het bedrijfsleven

In het NVP Magazine van september 2022 publiceerde NVP in samenwerking met Elias van Belzen van Zicht Adviseurs en Paul van der Heide van CBP een artikel over de wet Toekomst Pensioenen. Hierin hameren we op het grote belang om tijdig te beginnen aan het transitieplan. Ook nemen we een kijkje in de keuken bij twee organisaties die de eerste stappen al hebben genomen en krijg je tips van de betrokkenen.
Lees hier het artikel

-------------------------------------

Pensioen voor werknemers in zes stappen geregeld

Ongeveer 10 procent van de werknemers mist nog een aanvullende pensioenregeling. Een van de afspraken in de herziening van het pensioenstelsel is dat het aantal werkenden zonder pensioenopbouw wordt teruggedrongen.

Heb jij als werkgever nog geen pensioenregeling voor jouw werknemers en wil je daar verandering in brengen? In dit stappenplan voor werkgevers lees je hoe je jouw werknemers een pensioenregeling kunt aanbieden. Iedere stap wordt duidelijk omschreven en toegelicht.De SER heeft voor werkgevers zonder pensioenregeling een stappenplan gemaakt waarmee ze in zes stappen tot een regeling kunnen komen.