Rol afdeling HR

De afdeling HR vervult een belangrijke rol binnen het traject. Zij maakt de vertaalslag van het organisatiebeleid naar het beloningsbeleid en adviseert het management over de te stellen doelen en de wijze waarop deze kunnen worden bereikt. Daarnaast vormt zij de schakel tussen het management en de or. Het management informeert de or over het voornemen en de beoogde doelen. De afdeling HR geeft aan hoe deze kunnen worden bereikt en wat dat betekent voor het beloningsbeleid.

De afdeling HR is ook verantwoordelijk voor de uitvoering van het stappenplan; zij stelt een plan van aanpak op, maakt een keuze in beloningsvormen, huurt eventueel externe adviseurs in, coördineert de communicatie enzovoort. Daarnaast is zij inhoudelijk verantwoordelijk. De afdeling HR, of in ieder geval de inhoudsverantwoordelijken, moeten de materie beheersen. Op deze manier kunnen ze zelf voorstellen doen of voorstellen beoordelen en inhoudelijke vragen van het management, werknemers of de or beantwoorden. Kortom, HR vervult de rol van procesbewaker, expert en adviseur.

Let op! Bij dit artikel gaan we ervan uit dat de functiebeschrijvingen up-to-date zijn en dat de functiewaardering reeds heeft plaatsgevonden.

Stap 1. Plan van aanpak

Het plan van aanpak bevat informatie over het doel van belonen, de eisen waaraan het beloningsbeleid moet voldoen, de betrokken functionarissen en eventuele externe adviseurs, de taakverdeling, het tijdspad en kosten. De communicatie met de diverse partijen (werknemers, leidinggevenden, or) kan je eveneens opnemen in het plan van aanpak.

Stap 2. Systeemkeuze

Je moet een keuze maken voor een beloningssysteem. Probeer bij de systeemkeuze zo veel mogelijk aan te sluiten op de organisatiedoelen en (beoogde) organisatiecultuur. Loonkosten zijn niet alleen een kostenpost. Door slim te belonen kun je ook organisatiedoelen bereiken. Denk bij de keuze voor een systeem ook aan randvoorwaarden als:

• Wat is er mogelijk binnen de geldende cao-bepalingen en de fiscale wet- en regelgeving?
• Is het systeem eenvoudig hanteerbaar?
• Is het systeem makkelijk te begrijpen en daardoor ook goed uitlegbaar?

Probeer waar mogelijk ook te achterhalen wat de wensen en behoeften van werknemers zijn.

Stap 3. Communicatie

Een heldere communicatie over het doel, de werkwijze en het tijdspad zijn de sleutel tot het succes. Wanneer je dit onderdeel verwaarloost, is de kans reëel dat er onvoldoende acceptatie en draagvlak is binnen een organisatie. Onderstaande zaken moet je minimaal tijdens het traject regelen:

• De ondernemingsraad (or). De invoering of aanpassing van de belonings- en functiewaarderingssystematiek is instemmingsplichtig (art. 27 lid 1c WOR). Betrek en informeer de or vroegtijdig in het proces. Dit betekent dat op het moment dat je besluit tot aanpassing of invoering van een nieuw beloningsbeleid je de or bij dit traject moet betrekken en informeren. Informeer hen vooraf in bijvoorbeeld een informeel overleg over het voornemen en het plan vaan aanpak. Bijkomend voordeel daarvan is dat eventuele knelpunten hierdoor aan het licht komen. Vervolgens kan je een instemmingsverzoek indienen. In dit verzoek staan helder doelen, actienemers, eventuele externe adviseurs, tijdspad en dergelijke vermeld. Wanneer je gebruik maakt van een adviesbureau is het raadzaam dit ook te melden en hen eventueel een presentatie te laten verzorgen van bijvoorbeeld onderzoeksresultaten. Dit vergroot dikwijls de acceptatie. Daarnaast moeten de grote ondernemingen jaarlijks een overleg organiseren met de or over de ontwikkeling van de beloningsverhoudingen. Het gaat hierbij om een overlegrecht van de or op basis van art. 23 lid 2 WOR. Deze verplichting geldt in principe alleen voor ondernemingen waarin in de regel ten minste honderd personen werkzaam zijn. Kort gezegd moet je voor iedere groep werknemers bespreken wat de hoogte en inhoud van de arbeidsvoorwaardelijke regelingen en afspraken is, waaronder de beloning, en hoe deze zich ten opzichte van het voorgaande jaar hebben ontwikkeld. Deze verplichting ziet ook op de arbeidsvoorwaardelijke regelingen en afspraken met het bestuur, waaronder de beloning van het bestuur, en het totaal van de vergoedingen dat de raad van commissarissen of raad van toezicht krijgt uitgekeerd.
• Werknemers moet je vroegtijdig informeren over de plannen, het doel, het tijdspad en de gevolgen van de invoering. Vergeet niet om hen ook gedurende het traject te informeren. Dit vergroot het draagvlak voor de uitkomst. Informeer werknemers via nieuwsbrieven en/of de intranetsite. Maak verder eventueel gebruik van een klankbordgroep. Dit biedt de gelegenheid om de eigen ideeën over het beloningsbeleid bij de klankbordgroep te toetsen. Eventuele knelpunten komen op deze wijze ook aan het licht.
• Leidinggevenden moeten je eveneens vroegtijdig informeren over het doel, het tijdspad en de gevolgen van de invoering. Hierbij kan je kiezen voor het verstrekken van uitgebreidere informatie dan aan werknemers is verstrekt. Voordeel daarvan is dat het ‘hoe-en-waarom’ beter bekend is. Leidinggevenden kunnen eenvoudige vragen hierdoor zelf beantwoorden. Het is echter niet de bedoeling dat zij de rol van de afdeling HR overnemen.

Openheid en transparantie zijn sleutelwoorden bij de communicatie. Het gevoel dat er in achterkamertjes iets wordt geregeld, moet je voorkomen.

Stap 4. Ontwikkeling beloningsbeleid/aanpassing beloningsbeleid

Bij deze stap stel je het beloningsbeleid op of pas je het aan. Uitgangspunt hierbij is het doel wat je met belonen wil bereiken. Op basis daarvan maak je keuzes in:

• de structuur: het aantal salarisgroepen, de groepsgrenzen, de onder- en bovengrens van salarisschalen, omvang van de periodieken en de uitloopmogelijkheden buiten de schalen;
• de verhouding tussen vaste en variabele beloning en de vorm van de variabele beloning;
• de afweging tussen individuele en/of groepsgerichte beoordeling en beloning, al dan niet verbijzonderd naar bepaalde groepen werknemers binnen de organisatie;
• de verhouding tussen primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden;
• de mate waarin flexibel arbeidsvoorwaarden worden aangeboden.

Om inzicht te krijgen in de marktconformiteit kan je door een adviesbureau een benchmark laten uitvoeren. Ditzelfde bureau kan mogelijk ook een hulpmiddel ontwikkelen om de financiële gevolgen van de aanpassingen of het nieuwe beleid door te rekenen.

Stap 5. Toetsing HR-instrumenten

Het nieuwe of herziene beloningsbeleid kan tot gevolg hebben dat je bestaande HR-instrumenten moet aanpassen of nieuw introduceren. Wanneer je bijvoorbeeld gaat werken met prestatiebeloning kan dit aanleiding zijn om de cyclus plannen, functioneren en beoordelen nog eens tegen het licht te houden of nieuw te introduceren. Op het moment dat je competentiebeloning introduceert, moet het competentiemanagement ook op orde zijn. Het beloningsbeleid neem je op in het personeelshandboek.

Stap 6. Besluitvorming

In deze stap besluit de directie over het door de afdeling HR voorgestelde beloningsbeleid. Ook de or verleent zijn instemming.

Stap 7. Informeren werknemers en leidinggevenden

Je maakt het beloningsbeleid kenbaar aan de werknemers en leidinggevenden. Afhankelijk van de hoe ingrijpend de aanpassingen zijn, moet je individuele brieven verzenden of arbeidsovereenkomsten aanpassen. Verspreid het nieuwe personeelshandboek of publiceer dit op intranet. Bij zeer ingrijpende veranderingen kan je daarnaast kiezen voor plenaire bijeenkomsten waarin je het beleid door het management en HR laat toelichten. Tijdens deze bijeenkomsten licht het management het doel en het beleid toe. HR verzorgt de informatie over de ‘werking’ van het systeem.

Stap 8. Onderhoud

Regelmatig onderhoud is van belang. Wijzigingen binnen en buiten de organisatie kunnen aanleiding zijn tot eventuele aanpassingen. Enige terughoudendheid is wel geboden. Rust in het beloningsbeleid is namelijk ook van belang. Werknemers moeten weten waar ze aan toe zijn en het gevoel hebben op het vastgestelde beloningsbeleid te kunnen vertrouwen.

Een tweejaarlijkse evaluatie is daarom veelal afdoende. Bij deze evaluatie sta je stil bij zaken als:

• Zijn er bezwaren ingediend? Wat was de uitkomst?
• Welke opmerkingen zijn gemaakt door leidinggevenden?
• Wat is de eigen indruk van de afdeling HR?
• Benutten de leidinggevenden alle beloningsinstrumenten?

Bron: XpertHR