Door de inflatie en de hoge gestegen gas- en benzinegrijzen komen veel werknemers in financiële problemen. Weliswaar stijgen de thuiswerkvergoeding en de kilometervergoeding vanaf 2023 maar dat dekt bij lange na niet de extra kosten. Hoe hun je als werkgever werknemers tegemoetkomen?

Compenseren

Fiscaal gezien is nagenoeg alles wat een werknemer van zijn werkgever ontvangt als loon aan te merken, en dus belast. In de wet zijn geen uitzonderingen opgenomen voor een eventuele compensatie voor hoge energiekosten (gas en benzine) of hoge inflatie.

Het staat werkgevers uiteraard altijd vrij om hun werknemers te compenseren met een verhoging van het brutoloon of een eenmalige bruto-uitkering. Voor de werkgevers zijn er twee opties: de extra vergoeding voor eigen rekening nemen, wat extra cash-out betekent voor de werkgever. Niet elke werkgever zal dat kunnen doen, omdat door de extra kosten de winst onder druk komt te staan. De tweede optie is dat het budgetneutraal wordt gedaan. Zie voor een nadere toelichting hierover de volgende twee artikelen:

• Besparen op loonkosten en fiscaliteit
• Persoonlijk keuzebudget

Maar let op: het bedrag dat boven een eventuele gerichte vrijstelling uitkomt, is belast; hetzij als loon bij de werknemer hetzij als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte van de WKR. Over het overschreden bedrag is door de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Wat is gebruikelijk?

Houd bij een extra vergoeding of loon ook rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Zolang het totaalbedrag per werknemer onder de € 2.400 blijft, neemt de Belastingdienst aan dat hieraan is voldaan. Let wel: dit is het standpunt van de Belastingdienst en daar hoef je het niet mee eens te zijn. Rechters hebben al in diverse situaties aangegeven het hier niet mee eens te zijn. Een afwijkend standpunt kan wel discussie opleveren met de Belastingdienst.

Wat is nu een gebruikelijke vergoeding? Diverse werkgevers hebben hun werknemers al gecompenseerd met bedragen rond dat bedrag, zonder rekening te houden met eventuele andere aanwijzingen in de vrije ruimte van de WKR. Een aanwijzing van € 2.600 per werknemer per kalenderjaar en los van andere aangewezen eindheffingsbestanddelen zou je daarom als gebruikelijk kunnen aanmerken.

Fiscale optimalisering

Een werkgever doet er goed aan om samen met een expert de arbeidsvoorwaarden langs te lopen om te kijken of ‘fiscale optimalisering’ van de bestaande regelingen mogelijk is. Door goed de regels te kennen van wat wel of geen loon is bijvoorbeeld, kun je al een boel geld besparen. Als een bloemetje tot € 25,- geen loon vormt, terwijl een bloemetje van € 30,- volledig belast wordt tegen 80% eindheffing, is een kostenbesparing snel gerealiseerd.

Onder de werkkostenregeling zijn vergoedingen nooit aan te merken als een nihilwaardering, terwijl verstrekkingen dat wel zijn. Het is raadzaam om de bestaande regelingen te bezien of je verstrekkingen kunt doen in plaats van vergoedingen. Maak daarnaast ook gebruik van de fiscale faciliteiten die makkelijk realiseerbaar zijn. Om een voorbeeld te geven: een borrel op kantoor is geen loon terwijl een borrel op een externe locatie dat wel is.

Vervoer

Steeds meer werkgevers kiezen in het kader van flexibilisering voor een aanbieder van Mobility as a Service (afgekort ook wel MaaS), waarbij de werknemer via een mobiliteitsprovider meerdere vervoersmiddelen naar keus kan inzetten. Meestal geldt per werknemer een maximaal vervoersbudget. Met zo’n mobiliteitsbudget heeft de werkgever duidelijkheid over de kosten. Aantrekkelijk voor de werknemers is dat het ongebruikte deel van het mobiliteitsbudget uitbetaald kan worden. Nu de werknemers vaker thuiswerken, kunnen zij het bedrag dat over is van het mobiliteitsbudget als brutoloon ontvangen, om daarmee de hoge energiekosten en inflatie te ondervangen.

Een bijkomend voordeel van MaaS is dat daarmee het aantal reiskilometers per vervoersmiddel worden bijgehouden. Vanaf 2023 worden grotere werkgevers verplicht om die gegevens aan te leveren over zakelijke reizen en het woon-werkverkeer. Bovendien kan de werkgever ook enigszins invloed uitoefenen op het reisgedrag van de werknemer en sturen op de mobiliteitsvormen met de laagste CO2-uitstoot.

Bron: XpertHR