Performance Management is een management- en meetsystematiek die helpt de organisatiestrategie en doelen te realiseren. De cascadering van strategisch naar operationeel niveau, de monitoring van de voortgang en de sturing op resultaten staan hierbij centraal. De cyclus plannen, functioneren en beoordelen is uitermate geschikt om Performance Management in te bedden binnen een organisatie. Door met een aantal zaken rekening te houden, wordt de cyclus gericht op Performance Management. Dit noemen we ook wel de Performance Managementcyclus. 

In dit stappenplan wordt het invoeren van de Performance Managementcyclus toegelicht. 

Stap 1. Plan van aanpak en programma van eisen

• Plan van aanpak
  Het plan van aanpak bevat informatie over het doel van de Performance Managementcyclus, het programma van eisen waaraan de systematiek moet voldoen, de betrokken functionarissen en eventuele externe adviseurs, de taakverdeling, het tijdspad en de kosten. De communicatie met de diverse partijen (werknemers, leidinggevenden, ondernemingsraad) kan eveneens worden opgenomen in het plan van aanpak.
• Programma van eisen
  Het is belangrijk dat de systematiek aansluit op de strategie en de doelen van de organisatie. Dit kan van invloed zijn op de wijze waarop wordt gestuurd op de prestaties van werknemers. Werknemers kunnen worden beoordeeld op de behaalde resultaten in combinatie met het vertoonde gedrag of competenties of alleen op de geleverde resultaten. Ook de manier waarop wordt omgegaan met medewerkerontwikkeling is afhankelijk van de gemaakte strategische keuzes. 
  
  Het programma van eisen kan ook worden beïnvloed door de reeds aanwezige instrumenten op het gebied van Performance Management. Wanneer succesvol wordt gewerkt met een Balanced Scorecard kan het de moeite waard zijn om voor de meer senior- en managementfuncties een persoonlijke Balanced Scorecard op te nemen in hun Persoonlijk Jaarplan. Ook is het mogelijk om in het Persoonlijk Jaarplan te werken met kritische prestatie-indicatoren (KPI’)s. 
  
  Tot slot is het zeker de moeite waard om de bestaande cyclus voor plannen, functioneren en beoordelen te evalueren. De sterke punten kunnen mogelijk worden meegenomen in de Performance Managementcyclus. Eventuele knelpunten kunnen mogelijk worden opgelost of voorkomen.

Stap 2. Communicatie

Een heldere communicatie over het doel, de werkwijze en het tijdspad zijn uitermate belangrijk. Wanneer dit onderdeel wordt verwaarloosd, is de kans reëel dat er onvoldoende acceptatie en draagvlak is binnen een organisatie. Minimaal moeten onderstaande zaken worden geregeld gedurende het traject:

• De Ondernemingsraad
  De invoering van een Performance Managementcyclus is instemmingsplichtig (art. 27, lid 1g, WOR, regeling op gebied van personeelsbeoordeling). Betrek en informeer de ondernemingsraad vroegtijdig in het proces. Zodra de plannen om de Performance Managementcyclus te ontwikkelen en introduceren concreet worden, is het raadzaam de ondernemingsraad hierover te informeren tijdens bijvoorbeeld een informeel overleg. Tijdens dit overleg kunnen het doel, de planning en het instemmingtraject worden besproken. Eventuele knel- of aandachtspunten worden tijdens dit type overleg ook dikwijls duidelijk. In het uiteindelijke instemmingverzoek worden de doelen, de uitgangspunten en de systematiek toegelicht. Voor de acceptatie kan het helpen om (een deel van) het plan van aanpak op te nemen.
• Werknemers
  Zij moeten vroegtijdig worden geïnformeerd over de plannen, het doel van Performance Managementcyclus, het tijdspad en de gevolgen van de invoering. Vergeet niet om hen ook gedurende het traject te informeren. Dit vergroot het draagvlak voor de uitkomst. Informeer werknemers bijvoorbeeld via nieuwsbrieven en/of de eigen intranetsite.
• Leidinggevenden
  Zij moeten eveneens vroegtijdig worden geïnformeerd over het doel van de Performance Managementcylus, het tijdspad en de gevolgen van de invoering. Hierbij kan worden gekozen voor het verstrekken van uitgebreidere informatie dan aan werknemers is verstrekt. Voordeel daarvan is dat het ‘hoe-en-waarom’ beter bekend is. Leidinggevenden kunnen eenvoudige vragen hierdoor zelf beantwoorden en worden door de extra informatie ook beter toegerust voor hun rol.

Probeer zo open en transparant mogelijk te communiceren over de plannen en de voortgang. Hoe beter de communicatie, hoe beter de acceptatie van de systematiek.

Stap 3. Ontwikkeling systematiek

Op basis van het programma van eisen wordt de nieuwe systematiek ontwikkeld. Ga bij de uitwerking systematisch te werk. Begin met de start, het plangesprek, van de cyclus. Werk deze stap volledig uit en ga dan door met het functioneringsgesprek. Vervolgens zijn de onderdelen beoordelen en eventueel belonen aan de beurt. Door op deze manier stapsgewijs de systematiek uit te werken, wordt het overzicht behouden, wordt de systematiek een samenhangend geheel en worden eventuele inconsequente keuzes voorkomen.

Betrek het management en de werknemers bij de ontwikkeling. Dit kan bijvoorbeeld door een klankbordgroep te formeren waarin beide groepen zijn vertegenwoordigd. Tijdens de klankbordgroepbijeenkomst kan de conceptsystematiek worden gepresenteerd. Hierdoor krijgt HR inzicht in de mate waarop de systematiek aansluit op de behoeften en wensen van werknemers en leidinggevenden. Werknemers en leidinggevenden krijgen inzicht in de nieuwe werkwijze en de onderlinge rolverdeling. Na de besluitvormingsfase (stap 6) kan de definitieve uitkomst met de klankbordgroep worden gedeeld. Tijdens deze bijeenkomst kan worden teruggekoppeld welke suggesties zijn meegenomen en welke niet.

Maak eventueel gebruik van de expertise van externe adviseurs op het gebied van Performance Management en probeer eens ‘in de keuken te kijken’ van andere organisaties die werken met Performance Management.

Stap 4. Klachtenprocedure

Het beoordelingsgesprek maakt deel uit van de Performance Managementcyclus. Soms komt het voor dat een werknemer het oneens is met de uitkomst van het beoordelingsgesprek. In dat geval is het van belang dat zowel leidinggevende als de werknemer weet hoe hij daarmee om moet gaan. Een klachtenprocedure kan hierbij helpen. In deze procedure staat beschreven op welke wijze een werknemer bezwaar kan maken tegen de beoordeling, welke procedures worden gevolgd en hoe de klachtencommissie is samengesteld. De klachtenprocedure heeft tot doel de werknemer in de gelegenheid te stellen om zijn bezwaar op objectieve wijze te laten beoordelen. Vervolgens wordt een advies uitgebracht aan de directie.

Stap 5. Toetsing HR-instrumenten

Bij deze stap wordt beoordeeld of de bestaande HR-instrumenten en processen nog aansluiten op de nieuwe Performance Managementcyclus. Mogelijk moeten het belonings- en opleidingsbeleid worden aangepast. Datzelfde geldt voor de functiebeschrijvingen en de competentiecatalogus. Bekijk daarnaast of er nieuwe instrumenten moeten worden geïntroduceerd, bijvoorbeeld op het gebied van 360° feedback.

Stap 6. Besluitvorming

In deze stap besluit de directie over het door de afdeling HR voorgestelde beloningsbeleid. Ook de ondernemingsraad verleent zijn instemming.

Stap 7. Introductie bij werknemers en leidinggevenden

Informeer leidinggevenden en werknemers uitgebreid over het doel en de toepassing van de systematiek. Organiseer bijvoorbeeld workshops voor leidinggevenden gericht op het SMART doelen stellen, het voorbereiden van gesprekken en gesprekstechnieken. Werknemers kunnen een kortere workshop volgen waarbij de cyclus wordt toegelicht en wat de voordelen voor hen zijn. Ook kan aandacht worden besteed aan hun eigen rol en hoe zij zich kunnen voorbereiden op de gesprekken. Ter voorbereiding op de beoordelingsronde kunnen leidinggevenden in teamverband een aantal beoordelingen plenair bespreken. Hierdoor ontstaat een gezamenlijk besef van normen en waarden.

Bij de introductie kan een informatieve brochure worden verstrekt waarin iedere stap binnen de cyclus apart wordt toegelicht en wordt stilgestaan bij de rolverdeling tussen de werknemer, leidinggevende en HR. Een dergelijke brochure kan als naslagwerk dienen voor werknemer en leidinggevende.

Intranet speelt bij de introductie een belangrijke rol. Alle informatie over de Performance Managementcyclus moet daarop te vinden zijn., net zoals de bijbehorende hulpmiddelen.

Stap 8. Onderhoud

Met de implementatie begint het pas echt. Zeker de eerste periode is het raadzaam om de voortgang te volgen en te evalueren. Evalueer de Performance Managementcyclus in het begin minimaal één keer per jaar. Daarna kan de frequentie terug naar een keer per jaar. Op basis van de evaluatie kan het noodzakelijk zijn extra training of voorlichting te verzorgen of onderdelen bij te stellen. Probeer dat laatste wel zo veel mogelijk te voorkomen. Soms moet men ook wennen aan een nieuwe manier van werken en denken. Te snel ingrijpen kan ervoor zorgen dat de systematiek niet meer aansluit op de beoogde doelen.

Andere aandachtspunten zijn:

• Zorg ervoor dat nieuwe leidinggevenden goed geïnformeerd zijn over het doel van de systematiek en de werkwijze. Dit kan door de cyclus op te nemen in een inwerk- of introductieprogramma. Waar nodig kan aanvullende training of coaching worden georganiseerd.
• Zorg dat de intranetsite goed up-to-date is en blijft.
• Besteed als afdeling HR ook aandacht aan de verschillende gesprekken. Het kan vaak geen kwaad om ook zelf aankondigingen te verzorgen of ‘tips and trics’ onder de aandacht te brengen.
• Schroom niet om na een aantal jaar een korte opfrisworkshop te verzorgen.