In dit stappenplan lees je welke stappen de organisatie kan nemen om grensoverschrijdend en ongewenst gedag op de werkvloer te voorkomen.

Stap 1. Zorg voor een protocol grensoverschrijdend en ongewenst gedrag
Stel een duidelijk protocol grensoverschrijdend en ongewenst gedrag op, waarin luid en duidelijk staat:

• dat je als werkgever grensoverschrijdend en ongewenst gedrag op geen enkele manier en op geen enkel niveau accepteert (zerotolerancebeleid);
• dat werknemers intieme persoonlijke relaties op of verband houdend met het werk moeten melden, wanneer het contact betreft met een ondergeschikte of afhankelijke persoon, door de leidinggevende of degene van wie die persoon afhankelijk is;
• wat werknemers moeten/kunnen/mogen doen als zij (direct of indirect) te maken krijgen met ongewenst en/of grensoverschrijdend gedrag;
• dat werknemers altijd de interne of externe vertrouwenspersonen kunnen en mogen benaderen, hoe dit werkt en waar dat kan;
• dat werknemers altijd een klacht kunnen indienen en hoe en waar ze dat kunnen doen.

Stap 2. Houd grensoverschrijdend gedrag steeds onder de aandacht
Maak van het onderwerp grensoverschrijdend en ongewenst gedrag een periodiek terugkerend onderwerp van gesprek. Zorg ervoor dat dit steeds in verschillende vormen en op verschillende plekken gebeurt. Laat het onderwerp regelmatig de revue passeren in de nieuwsbrief, op het intranet, bij werkbesprekingen, bij teammeetings en bij personeelsbijeenkomsten. Regel ook in grotere en kleinere settings informatie- en discussiesessies, al dan niet onder begeleiding van een deskundige en/of de interne en/of externe vertrouwenspersoon.

Zorg ervoor dat steeds wordt benadrukt welk gedrag gepast en ongepast is binnen de onderneming en benadruk steeds weer waar mensen terecht kunnen die grensoverschrijdend en/of ongewenst gedrag hebben ervaren en/of hebben waargenomen en/of daarover hebben gehoord en waar zij klachten kunnen indienen.

Stap 3. Vraag actief uit
Sommige werknemers die grensoverschrijdend en/of ongewenst gedrag hebben ervaren en/of hebben waargenomen en/of daarover hebben gehoord, vinden het lastig om daarover actief aan de bel te trekken.

Een anonieme survey kan werknemers over de streep trekken om te laten weten dat wel degelijk sprake is (geweest) van grensoverschrijdend en/of ongewenst gedrag. Grensoverschrijdend en/of ongewenst gedrag kan ook onderdeel zijn van een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MVO).

Het onderwerp kan echter ook aan de orde komen tijdens bijvoorbeeld de periodieke evaluatiegesprekken of bij andere gelegenheden waarbij met de werknemer(s) wordt gesproken over zijn/hun werkzaamheden binnen het bedrijf. Zorg er wel voor dat wanneer dit soort zaken op jouw agenda staan, dat je dat (ruim) van tevoren ook aan de desbetreffende medewerker(s) communiceert. Dit is niet iets waarmee je werknemers wilt overvallen natuurlijk.

Stap 4. Zorg ervoor dat een vertrouwenspersoon makkelijk bereikbaar is
Zorg ervoor dat binnen en buiten de onderneming een vertrouwenspersoon snel, laagdrempelig en vertrouwelijk te bereiken is. Maak ook in verschillende vorm (schriftelijk, mondeling, tijdens bijeenkomsten) en op verschillende plekken (in nieuwsbrieven, op intranet, tijdens een werkbespreking) bekend dat vertrouwenspersonen altijd vertrouwelijk bereikbaar en beschikbaar zijn voor werknemers die grensoverschrijdend en/of ongewenst gedrag hebben ervaren en/of hebben waargenomen en/of daarover hebben gehoord.

Spreek met de vertrouwenspersonen af dat zij jou, gevraagd en ongevraagd, adviseren op het gebied van preventie van grensoverschrijdend en/of ongewenst gedrag binnen de onderneming.

Stap 5. Zijn de klachtenprocedure en de klachtencommissie binnen handbereik?
Ondanks alle inspanningen van een werkgever om grensoverschrijdend en ongewenst gedrag te voorkomen, kan het gebeuren dat toch sprake is van grensoverschrijdend en ongewenst gedrag. Belangrijk is in dat soort gevallen dat werknemers een klacht kunnen indienen en dat die klacht zorgvuldig wordt onderzocht. Het is verstandig om voor die gevallen op voorhand een klachtenprocedure klaar te hebben liggen waarmee de klachtencommissie aan de slag kan.

Let op! Een klachtencommissie kan een anonieme klacht niet in behandeling nemen omdat degene over wie is geklaagd zich in dat geval niet kan verdedigen. Uiteraard moet zij hierop wel actie ondernemen, maar een klachtenprocedure is in dat geval niet mogelijk.