We delen graag wat er allemaal de revu passeerde!

Wat zijn de gevolgen van thuiswerken op de bedrijfscultuur?

Een actueel thema op een online symposium met meer dan 250 deelnemende studenten, docenten, alumni en HR-professionals. De gevolgen van thuiswerken voor het onderwijs zijn groot en veel studenten snakken weer naar colleges op de locatie van de hogeschool. De behoeften zijn echter verschillend. ‘Van onze docenten geeft 85% aan om ook na de coronatijd één of meer dagen vanaf huis te willen werken’, zeggen de organiserende docenten Digna Rinck en Manolis Mavromatis bij de opening. ‘Met dit jaarlijkse symposium willen we bijdragen aan het onderwijs én de HR-beroepspraktijk.’

Hoe vaak heb je het afgelopen jaar gehoord: ‘Je staat op mute!’

Met deze herkenbare vraag openden Yoran van Dam en Stijn van Driessen, beide senior consultant bij PwC, hun presentatie. Uit onderzoek van PwC blijkt dat de voordelen van thuiswerken schromelijk zijn overschat. De media stonden vol van kostenbesparingen op kantoorruimte en woon-werkverkeer, toegenomen flexibiliteit en minder files. Die voordelen zijn vaak voor de korte termijn. Veel thuiswerken kan organisaties echter 1,5 miljard euro kosten als gevolg van de lange termijn effecten op medewerkers, verminderde productiviteit en innovatie. Die kosten komen vooral bij werkgevers terecht.

Volgens PwC heeft thuiswerken met name impact op de samenwerking tussen mensen, de betrokkenheid en het well-being. We missen het spontane contact met de collega’s en voelen ons minder verbonden met de organisatie. We staan letterlijk meer op afstand. ‘Omdat we veel minder worden beïnvloed door de collega’s, kan veel thuiswerken tot cultuurvervreemding leiden’ aldus Stijn. Een van de oorzaken is de z.g. say-do gap: De kloof tussen wat de organisatie uitdraagt en wat daadwerkelijk gebeurt. Een van de risico’s hierbij is het mogelijk vergroten van de integriteitsrisico’s. Een relevant probleem want, wie kent niet de pijnlijke integriteitskwesties van bedrijven en overheid die in de media zijn verschenen?

Je kunt de organisatiecultuur wel degelijk bewaken!

Volgens Yoran en Stijn moet je concretiseren hoe je de waarden van een organisatie kunt naleven vanuit huis. Geef normen aan over het thuiswerken, bijvoorbeeld over bereikbaarheid. Maak van kantoor een ontmoetingsplaats en richt dit ook zo in. Empathie en open communiceren zijn belangrijke voorwaarden. Je kunt ook met een andere blik gaan kijken naar wat de pandemie je brengt en daarmee de voordelen gaan benutten.

Het advies van Yoran en Stijn: ‘Ga door met werken vanuit huis, maar het kantelpunt ligt op drie dagen per week als het gaat over de organisatiecultuur. Het leiderschap in organisaties zal zich hierop moeten aanpassen. De bedrijfscultuur is niet statisch, die zal uiteindelijk ook meeveranderen.’ 

De deelnemers gaven tal van tips:  De truc zit hem in het maatwerk  *  Werk waar je het meest productief kunt zijn, een mix van thuis en op kantoor, zodat je het positieve van beide werelden kunt gebruiken  *  Maak eens een wandel afspraak met een collega  *  Kantoor moet meer ons clubhuis worden  *  Leer mensen  “medewerkerschap”. Rekenschap afleggen over je resultaten en moeite doen om in verbinding te blijven.

Wat betekent thuiswerken voor de medewerkers van PwC? 

Olivier van Urk, HR Directeur bij PwC Nederland met 12 kantoren en ruim 5500 medewerkers, viel direct met de deur in huis over de aanpak. ‘Vanwege de regeringsmaatregelen zijn we massaal thuis gaan werken. We hebben daarbij veel aandacht voor “well being” en willen exact weten hoe zich dat ontwikkelt. Inmiddels hebben we twintig surveys verstuurd naar alle medewerkers binnen PwC.’ Uit de grafiek die Olivier liet zien, blijkt dat de mate van well being niet alleen werd beïnvloed door de maatregelen van PwC, maar ook door de regeringsmaatregelen. Aan de dalende trend is te zien dat de medewerkers een vergelijkbaar sentiment kennen ten aanzien van de lockdown.

Verbinding is een belangrijke voorwaarde voor well being

Dit is geen ‘one size fits all’, maar variatie is de sleutel. Olivier: ‘We willen de betrokkenheid vasthouden. Daarom bieden we online events aan zoals regelmatig een RvB live stream en optredens van artiesten. Als inspirerende activiteiten zijn er team energizers en stay healthy challenges.’ Iedereen heeft verschillende wensen en daarom heeft PwC een individueel well being budget gecreëerd van €750. Dit ondersteunt het fysieke, emotionele, mentale en spirituele welzijn van medewerkers. Voorbeelden zijn programma’s als Grip op stress, mindfulness, inzet van een loopbaancoach of aanschaf van technische hulpmiddelen voor thuiswerken.

Ook bij PwC is er de sociale behoefte én de business noodzaak om af en toe op kantoor te werken. Maar hoe regel je dat, rekening houdend met individuele wensen? PwC maakt gebruik van een app waarmee medewerkers, met inzet van een aantal “credits”, een veilige werkplek op kantoor kunnen reserveren. Thuiswerken heeft grote invloed op de onboarding. PwC heeft ook hiervoor een app ontwikkeld die nieuwe medewerkers door het bedrijf loodst. Niet met saaie informatie, maar op een speelse manier als een game.

The New way of Working

Op de langere termijn is er het risico op verminderde samenwerking, productiviteit, innovatie en employee engagement. ‘We hebben de risico’s hiervoor in kaart gebracht en zetten daar gerichte acties op.’ Deze aanpak is geen verzameling van losse acties, maar passen in een groter geheel, de ‘New way of Working’ (NwoW). Olivier: ‘De kern van deze blueprint is hoe we als bedrijf op een zorgvuldige en gebalanceerde wijze transformeren naar een hybride werkwijze: een mix van werken vanuit kantoor (de klant of PwC) en werken op afstand (thuis). Waarbij flexibiliteit centraal staat.’ Vanuit zeven verschillende invalshoeken, waaronder well being, cost efficiency en sustainability, zijn concrete doelstellingen opgesteld. Het gaat om het creëren van meerwaarde. Een voorbeeld hiervan is het hergebruik van bestaand kantoormeubilair voor thuisgebruik.

In de New way of Working staan de medewerkers centraal

Zij worden ondersteund met maatregelen op gebied van de fysieke omgeving (thuis of kantoor), technologie, arbeidsvoorwaarden en arbeidsmobiliteit. Voor elk aspect in de NwoW is de vraag wat dit betekent in termen van gedrag van de medewerkers, nu en in de toekomst. Dat is geen statisch geheel maar een veranderproces. ‘Hoe we onze manier van werken veranderen, hangt af van de mate waarin we onze medewerkers betrekken, enthousiasmeren en equiperen om ook daadwerkelijk anders te werken. Onze zelf ontwikkelde methode “People-Centric Change Approach” helpt ons om duurzaam te veranderen. De verandering is niet in steen gebeiteld maar is een stapsgewijs, iteratief proces!’ aldus Olivier.

Hij geeft drie tips mee:
- Doe niet zomaar wat, maar luister naar de behoefte van je medewerkers.
- Kijk ook naar de context van je organisatie en je omgeving, bijvoorbeeld je klant.
- Zorg voor inclusiviteit. Je kunt mensen onbedoeld uitsluiten. Als bijvoorbeeld een deel van een team de meeting vanuit thuis volgt, voorkom dan dat er “koffieapparaat-dealtjes” worden gemaakt.’

Olivier sloot af met de opmerking: ‘Vraag niet wanneer de lockdown over is, maar verleg de vraag  naar Waar gaan we naar toe?’

De belangrijkste punten die de deelnemers meenemen van dit symposium:

De heldere presentaties, inspiratie en tips!  *  Aandacht voor well being en survey  *  Well being budget creëren  *  Kantoor als clubhuis: met tafelvoetbal en tafeltennistafel  *  Tussen momentjes stimuleren  *  Aandacht van leidinggevenden  *  Meer inzetten op ontmoeten  *  Mede-verantwoordelijkheid van iedereen. Vraag elkaar te helpen  *  Vooruit kijken  *  Luisteren, maatwerk en vergezichten blijven communiceren  *  Naar het vraagstuk en de mensen kijken, dan pas naar de oplossing  *  Rol van HR hierbij verduidelijken en oppakken  *  De grens van thuiswerken op 3 dagen houden  *  Ruimte geven voor eigen invulling per persoon  *  One size fits nobody  *  Vergelijkbare tools aanbieden  *  HRM is aan zet!  *  Plan voor hybride werken na corona  *  Aandacht voor belonen van goed gedrag  *  HRM én afdeling Communicatie aan zet!

Met dank aan de sprekers van PwC, de deelnemers aan het symposium voor de interactie en de organisatie door de Haagse Hogeschool en NVP Netwerk voor HR-Professionals.

Tekst: René Jillissen - NVP Netwerk voor HR-Professionals