Stel je krijgt de opdracht om een kas te bouwen in Nederland, vervolgens schakel je een Poolse onderaannemer in, die de verwarmingselementen in de kas zal leveren. De Poolse onderaannemer stuurt zijn Poolse medewerkers naar de klus in Nederland om de elementen te installeren, deze werkzaamheden nemen 4 weken in beslag.

Of, wegens personeelsgebrek huur je een Franse monteur in, die gedurende 2 weken zal assisteren met installatie en inbedrijfstelling van machines bij een Nederlandse klant.

Vaak wordt vergeten dat je, als Nederlandse opdrachtgever, aan een aantal verplichtingen moet voldoen indien je een buitenlands bedrijf of buitenlandse ZZP’er contracteert.

Het gaat hier om verplichtingen inzake postings. De ingehuurde medewerker gaat buiten zijn gewone woon- en werkland, namens zijn buitenlandse werkgever dan wel als ZZP’er, arbeidsprestaties verrichten in een ander EU-land (i.c. Nederland). 

Algemene regels

In vrijwel de hele EU, alsmede in Noorwegen, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk, is wet- en regelgeving van kracht waaraan een Nederlandse of Belgische onderneming moet voldoen indien medewerkers tijdelijk naar het buitenland worden uitgezonden. Ook zijn er regels, in dit geval in Nederland, waaraan je als Nederlandse opdrachtgever moet voldoen.

Verplichting buitenlandse werkgever

De buitenlandse werkgever dient de medewerkers aan te melden (behoudens uitzonderingen) bij de Nederlandse autoriteiten en dient ervoor te zorgen dat alle vereiste documentatie beschikbaar is. Deze documentatie moet beschikbaar zijn in de Nederlandse, Engelse, Duitse of Franse taal.

Er zijn uitzonderingen op de meldingsplicht. Een voorbeeld van zo’n uitzondering is wanneer een gekwalificeerde of gespecialiseerde werknemer de initiële assemblage of eerste installatie van een product uit dient te voeren. Deze uitzondering is alleen van toepassing wanneer de werkzaamheden een onderdeel zijn van het contract van de levering van de producten. Bovendien moeten deze handelingen noodzakelijk zijn om het product operationeel te maken. De uitvoering van deze handelingen mag niet meer dan acht dagen in beslag nemen en mag geen betrekking hebben op bouwwerkzaamheden.

Contactpersoon

De buitenlandse werkgever dient een contactpersoon aan te wijzen als aanspreekpunt voor de Nederlandse Arbeidsinspectie. De contactpersoon moet tijdens de posting in Nederland beschikbaar zijn om eventuele vragen te beantwoorden dan wel documenten te overleggen.  

Een contactpersoon kan eventueel één van de gedetacheerde werknemers zijn, op voorwaarde dat hij gedurende de hele posting in Nederland bereikbaar is voor de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Verplichting Nederlandse opdrachtgever

De Nederlandse opdrachtgever dient de buitenlandse werkgever en of ZZP’er te informeren over de verplichting om een melding te verrichten. Bovendien ben je als opdrachtgever verplicht om te controleren of deze melding door de buitenlandse werkgever correct is verricht in het online loket, hiervoor heeft de Nederlandse opdrachtgever uiterlijk vijf werkdagen de tijd na de aanvang van de werkzaamheden.

De Nederlandse opdrachtgever ontvangt per e-mail bericht zodra de buitenlandse werkgever of zelfstandige zijn komst naar Nederland heeft gemeld. De Nederlandse opdrachtgever kan de melding online inzien, door in te loggen als opdrachtgever. In de melding staan de gegevens van de zelfstandige en/of van het buitenlandse bedrijf en de medewerkers die voor de Nederlandse opdrachtgever werkzaamheden in Nederland zullen verrichten, het adres van de werkplek in Nederland, een beschrijving van de werkzaamheden en hoelang deze naar verwacht duren. De Nederlandse opdrachtgever dient aan te geven dat een melding klopt, als alle informatie juist is. Bevat de melding onjuistheden, of ontvang je geen melding, dan dien je dit als Nederlandse opdrachtgever aan te geven in het online meldloket. De buitenlandse werkgever of zelfstandige krijgt dan een e-mail met de vraag om de melding aan te passen. De Nederlandse opdrachtgever dient de melding hierna nogmaals te controleren.

Risico’s

Bij het niet naleven van de meldingsplicht, kunnen de buitenlandse werkgever, de meldingsplichtige zelfstandige én de Nederlandse opdrachtgever een boete krijgen. Ook kunnen de buitenlandse werkgever en de meldingsplichtige zelfstandige een boete krijgen voor het niet voldoen aan de administratieve verplichtingen, zoals het niet naleven van de inlichtingenplicht of het niet beschikbaar hebben van de benodigde documenten op de werkplek.

Ter indicatie, de boetes die opgelegd kunnen worden variëren van €750,- tot €8.000,-, de bedragen kunnen worden verhoogd of verlaagd afhankelijk van de situatie.

Wil je hier graag meer informatie over ontvangen, neem dan contact met ons op. De Global Mobility Unit van ons kantoor assisteert reeds veel HR afdelingen bij deze tijdrovende verplichtingen.

Fay van Bekhoven, Legal Counsel bij Van Velzen C.S.
E-mail: legal@vviworld.net

Opmerking
Het voorgaande is niet uitputtend bedoeld. De inhoud van dit artikel heeft een informatieve strekking, is globaal en beschrijvend van opzet en is niet bedoeld als juridisch advies of als leidraad voor o.m. migratieaangelegenheden. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Deze bijdrage is afgerond op 29 augustus 2023.