1 - Saneren vóór reorganiseren

Wanneer jouw bedrijf of bepaalde afdelingen binnen het bedrijf moeten afslanken, geeft de wet hier kaders voor. Op basis van het personeelsbestand moet je per uitwisselbare functie op basis van voorgeschreven leeftijdscohorten vaststellen welke werknemers het eerst voor ontslag in aanmerking komen. De wet geeft hierin weinig bewegingsruimte. Je kunt dus niet zomaar zelf bepalen van welke werknemers je het eerste afscheid wenst te nemen. Om te voorkomen dat je afscheid moet nemen van jouw beste krachten bij een reorganisatie, adviseren wij je voorafgaand aan een reorganisatie het personeelsbestand goed in kaart te brengen. Zijn er werknemers die niet goed functioneren? Gaan er binnenkort nog werknemers met pensioen? Zit iedere werknemer nog wel goed op zijn plek binnen uw bedrijf? Zo voorkomt je dat je bij een reorganisatie onnodig ‘snijdt’ in het beste personeel.

2 - Betrek tijdig de medezeggenschap

Niet altijd de eenvoudigste trajecten, maar wel essentieel voor het laten slagen van een reorganisatie is het tijdig en correct betrekken van de medezeggenschap. Een voorgenomen besluit tot reorganisatie is adviesplichtig op grond van de Wet Op de Ondernemingsraden (WOR). Zodra er een voornemen tot reorganisatie is, informeert je de ondernemingsraad hierover. Je moet de ondernemingsraad in de gelegenheid stellen advies te geven over het voorgenomen besluit tot reorganisatie. De wet schrijft voor dat je dit advies vraagt op een dusdanig tijdstip, dat het advies van de ondernemingsraad nog van wezenlijke invloed kan zijn op de besluitvorming. Van belang bij de adviesaanvraag is dat je inzicht geeft in de beweegredenen voor het besluit, als ook de gevolgen die dit besluit naar verwachting voor het personeel heeft en de maatregelen die je in dat kader bereid bent te treffen. Hou in ieder geval rekening met een periode van 6 weken vanaf het moment van het vragen van advies tot aan het moment van advisering door de ondernemingsraad. Als de ondernemingsraad negatief adviseert moet je 1 maand wachten voordat je besluit – gemotiveerd – af mag wijken van het advies van de ondernemingsraad. Je hebt er dan ook alle belang bij het tijdig en correct informeren en betrekken van de ondernemingsraad om tot een positief advies te komen.

3 - Draag zorg voor een reorganisatieplan

Een reorganisatieplan vormt een cruciaal document bij een reorganisatie. Het bevat de fundering; de noodzaak, inhoud en doel van het besluit. Een gedegen reorganisatieplan is noodzakelijk om de stakeholders (werknemers, ondernemingsraad, UWV, vakbonden, banken, financiers en aandeelhouders) te overtuigen van de urgentie van de reorganisatie. Het reorganisatieplan omvat in ieder geval de volgende aspecten:

• De aanleiding tot de reorganisatie;
• Perspectief en strategie van de organisatie (op termijn);
• De gevolgen bij ongewijzigd beleid;
• De overwogen alternatieven;
• De overwegingen om te komen tot de reorganisatie;
• De doelstellingen van de reorganisatie;
• De kosten van de reorganisatie;
• De gevolgen voor de organisatiestructuur;
• De gevolgen voor de werknemers;
• Een cijfermatige onderbouwing;
• Het tijdpad van het gehele reorganisatietraject.

Daarnaast kan het reorganisatieplan gebruikt worden voor, bijvoorbeeld, de adviesaanvraag aan de ondernemingsraad of de onderbouwing van een aan te vragen ontslagvergunning voor een werknemer. Op deze wijze is het optimaal van nut.

4 - Communicatie is key

De communicatie rondom het besluit is net zo belangrijk als het besluit zelf. Wij adviseren dan ook een communicatieplan op te stellen. Dit plan voorziet dat alle betrokkenen bij het reorganisatieproces op de hoogte zijn en blijven van de genomen en nog te nemen maatregelen. Het communicatieplan bevat in ieder geval:

• Een analyse van de betrokkenen en hun belangen;
• Wie wanneer over welke gegevens geïnformeerd wordt;
• Wat de ontvanger geacht wordt te doen met de informatie;
• Een tijdschema.

Van belang is verder dat de communicatie eenduidig en duidelijk is en dat het informeren van het personeel een prominente plek in het plan krijgt.

5 - Stel een sociaal plan of een vertrekregeling op

Als personeel ergens baat bij heeft, dan is het wel bij duidelijkheid. Niet alleen over wie de organisatie verlaat of mag blijven, maar ook over hoe een vertrekregeling er dan concreet uit ziet. Zorg er voor dat je in goed onderling overleg met de vakbond of ondernemingsraad een sociaal plan of vertrekregeling opstelt. Ook als er weinig financiële ruimte is. Op die manier weten werknemers snel waar zij aan toe zijn en dat biedt ruimte. Ruimte om na te denken over vertrek en toekomstmogelijkheden.

Renée Huijsmans-Zwijnenburg, advocaat bij De Clercq advocaten
Meer informatie via: r.huijsmans@declercq.com