De veranderende wereld vraagt je om als HR sneller te lopen en constant te blijven bewegen. Tegelijkertijd valt het niet mee om daadwerkelijk verandering te creëren. Of het nu gaat om het aanpassingsvermogen door Covid-19, het versterken van een ondernemende cultuur of veranderen van de werkomgeving binnen je organisatie. Volgens veranderkundige Cris Zomerdijk werken de traditionele veranderaanpakken niet meer. Het draait om experimenteren, leren en doen. Oftewel, kom in beweging. Onderstaand een aantal lessen uit een transformatieproces die hij begeleidde bij TKP Pensioen een van de grootste pensioenuitvoerders van Nederland. 

De winkel moet open blijven

Met ruim 900 medewerkers verzorgt de Groningse organisatie de pensioenuitvoering voor 23 fondsen en zo’n 3,7 miljoen deelnemers. Drie jaar geleden wordt het startsein gegeven voor een digitale transformatie. Het einddoel is helder: het beste pensioenplatform van Nederland neerzetten. De weg ernaartoe is vooral een kwestie van nieuw gedrag, durven en doen. ‘Een uitdagende klus’, zegt Cris Zomerdijk. ‘Want terwijl er aan een nieuw systeem wordt gebouwd, vraagt de huidige uitvoering naar deelnemers voortdurend om aandacht. De winkel moet immers open blijven. 

Eerst ‘wie’ dan ‘wat’

Met behulp van Insights Discovery buigt het transformatieteam zich over vragen als: Wie zijn we? Wat drijft ons? Wat zijn onze kwaliteiten en valkuilen als team? En waar liggen onze voorkeuren qua leiderschapsstijl? Zomerdijk: ‘Daar gaf men elkaar feedback op: wat heb jij – met het oog op de grote uitdaging waar we voor staan – meer of minder te ontwikkelen?’ Ook wordt er een teamovereenkomst gemaakt. Voorbeelden van afspraken: We lopen voorop in de transitie en zijn daarmee een inspiratiebron voor anderen. En: We geven het juiste voorbeeld in leiderschap, samenwerking en verbinding met onze klanten. Ze bewijzen hoezeer het team zich ervan bewust is dat de werkelijke verandering die de organisatie te maken heeft een menselijke verandering is.

Creëer een vaste plek, ritme en rituelen

Een belangrijke succesfactor volgens Zomerdijk is dat er vanaf dag één een vaste plek is om aan de gemaakte afspraken te werken, en een vast ritme waarin dat gebeurt: er is een dagelijkse stand-up, met een check-in en een bespreking van het takenbord, en elke twee weken een retrospective. Die gaat de ene keer over het groepsproces (hoe werken we samen, wat houden we vast en wat gaan we anders doen?) en de andere keer over de inhoud en actualiteit. De wanden van de open overlegruimte worden gebruikt om zichtbaar te maken waar het team mee bezig is en waar het voor staat. Het takenbord, de teamovereenkomst, het jaarplan, zelfs het Insights-teamwiel: het hangt allemaal aan de muur.  

Ambitie verbinden met dagelijkse realiteit

‘Niet praten maar doen, dat helpt ook. Grote veranderambities staan vaak los van de dagelijkse realiteit. Hier waren ze verbonden, hingen ze letterlijk naast elkaar aan de muur: dit is onze ambitie en dit is wat we er elke dag voor doen. En omdat je zaken zichtbaar maakt, valt het meteen op als er knelpunten ontstaan of afspraken niet worden nagekomen. Want volgens Zomerdijk geldt ‘zichtbaar = bespreekbaar = verbeterbaar.’  

De kracht van verleiding

Die transparantie heeft nog een ander effect: collega’s worden nieuwsgierig, lopen binnen, kijken mee en raken enthousiast. Zomerdijk spreekt in dit kader van verleiding: ‘In plaats van dat je mensen een andere manier van werken oplegt, laat je zien hoe het werkt en dát het werkt.’ 

7 tips voor een succesvolle (digitale) transformatie

• Eerst wie dan wat: begin als leiders van de transformatie met teambuilding en het maken van een teamovereenkomst: wie zijn we en waar zeggen we ja tegen? 
• Splits ‘run’ en ‘change’ overleggen: ben jij degene die leiding wil en kan geven aan deze transformatie naast je dagelijkse werk (run) en er dus ook ruimte en gelegenheid voor gaat creëren in zijn agenda (change)?
• Doe wat werkt: vraag je steeds af: wat werkt voor dit team en in deze situatie? Ga niet agile werken óm agile te werken.
• Durf te experimenteren met ander gedrag: door in beweging te komen en andere manieren van werken te proberen, ervaar je wat wel en wat niet voor jouw organisatie werkt. 
• Blijf investeren in vertrouwen en verbinding: houd naast de inhoudelijke onderwerpen en de voortgang ook de ‘onderstroom’ en emoties bespreekbaar; leg regelmatig ‘het gedoe op tafel’. 
• Bouw ritme in en houd eraan vast: creëer een dag-, week- en maandritme waarin de transformatie aandacht krijgt en knip grote transformaties op in kleine stappen. 
• Doorloop de vier stappen van een succesvolle transformatie: inspireren, experimenteren, activeren en vieren. 

Dit is een beknopte versie van een artikel dat eerder verscheen in het E-Magazine van Insights Discovery ‘Succesvol in een digitale toekomst’.  

Cris Zomerdijk | Partner at Holland Consulting Group