Agile en Wendbaarheid staat bij veel organisaties op de strategische (HR) agenda. Sommige teams en organisatieonderdelen zijn hier al zo’n eind mee op weg dat we vanuit HR niet altijd goed weten hoe we aan kunnen haken. Geen paniek: het is (nog) niet te laat! Met plezier deel ik deze vijf tips om je een kickstart in de wereld van Agile HR te laten maken.

Dat betekent overigens niet dat je belangrijke vragen mag overslaan zoals over het belang, de urgentie en toegevoegde waarde van agile voor de organisatie en HR (en de vraag wat er gebeurt als je niets doet en op de traditionele manier verder gaat). En het betekent ook niet dat dat we binnen agile ‘zomaar wat doen en wel zien waar het schip strandt’ en zonder lonkend perspectief of strategische portfolio's werken!

Maar met deze tips kun je wel meteen aan de slag zodat je geen tijd hoeft verliezen!

1.    Plan ‘afschafsessies’ om ruimte te maken
Vaak hebben de belemmeringen die worden aangegeven door HR waarom zij nog niet met agile aan de slag zijn gegaan te maken met een overvolle agenda, eindeloze To do-lijstjes en een (te) hoge lat (vaak is 80% daarvan ook goed genoeg of zelfs excellent!). Ga eens met je HR-collega’s bij elkaar zitten (interne klanten erbij halen mag ook

2.    Visualiseer je werk
Werk visualiseren heeft voor mij wonderen verricht! Door Kanban borden te maken, whiteboards en flipovers vol te plakken en hier vervolgens korte (staande) sessies omheen te organiseren, kregen we beter zicht op het onderhanden werk, meer grip op overvolle ‘bordjes’ (want we gingen van push naar pull), meer kruisbestuiving en beter teamwerk (want we voelden ons gezamenlijk verantwoordelijk voor het op te leveren werk). Tip: bedenk met elkaar een indeling van het bord, maak afspraken wat er wel of niet op komt, van wie de activiteit is (eigenaarschap) en welke capaciteit nog vrij is. Behalve dat deze manier van werken voordelen voor het team oplevert, is het ook een goede manier om interne klanten, opdrachtgevers en andere stakeholders mee te nemen in dilemma’s die ontstaan als er in één keer voorrang moet worden gegeven aan iets anders.

3.    Experimenteer met een ‘agile’ aanpak
Eén van de makkelijkste manieren om ‘agile’ te ontdekken is om een project te kiezen dat al op de agenda staat en te experimenteren. Stel een multidisciplinair team samen met daarin de benodigde expertiserollen om het vraagstuk op te lossen (hierin is geen plaats voor projecttoeristen!). Bepaal vaste tijdsblokken en een cadans om samen aan het project te werken en bepaal welke gezamenlijke ‘uitkomst’ je voor ogen hebt (om sub-optimalisatie te voorkomen en co-creatie te bevorderen). Verdeel het project in kleine stappen, maak gebruik van korte feedback loops om tijdig bij te sturen en zorg dat het team genoeg bevoegdheden heeft om binnen de scope van de opdracht zelf beslissingen te nemen en het wat, hoe en wie te bepalen. Let op dat je stakeholders hierin meeneemt en ‘de hiërarchie’ deze nieuwe manier van werken niet laat overrulen!  

4.    Werk ‘hardop’ en maak (HR) expertiserollen zichtbaar
In de basis gaat Working Out Loud om het zichtbaar maken wie je bent (profiel), wat je doet (vaste werkzaamheden & projecten) en wat je wilt (drijfveren & ambitie). Niet omdat je jezelf zo nodig in de schijnwerpers wilt zetten, maar omdat het een mogelijkheid biedt om:
✅ puzzelstukjes sneller bij elkaar te leggen (wie werken er aan aanvullende thema’s?)
✅ ervoor te zorgen dat we het wiel niet opnieuw uitvinden (is iemand anders hier al mee bezig?)
✅ beter gebruikt te maken van aanwezige kennis en expertise (wie kunnen we betrekken, ongeacht de formele functie of kostenplaats?)
Door naast de (vaste) functie vaker op deze (dynamische) expertiserollen te worden ingezet, biedt dit niet alleen mooie mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling, maar doorbreken we daarmee ook het silo-denken en vergroten uiteindelijk de wendbaarheid van de organisatie.

5. Redesign HR-instrumenten in co-creatie!  
Een valkuil van HR is om instrumenten te (her)ontwerpen vanuit eigen perspectief. Deskresearch, focusgroepen, medewerkeronderzoeken etc. halen we er zeker wel bij, maar vervolgens duiken we ons (thuis)kantoor in en komen daar pas weer uit als we helemaal klaar zijn: tadáááá! Vervolgen blijkt opgeleverde niet te voldoen aan de verwachtingen of de veranderde context. Liever dan een pressure cooker (gebaseerd op de 5-stappen van design thinking: empathize, define, ideate, protoype, test) waar we in co-creatie (mét de gebruiker) deze nieuwe instrumenten vormgeven. Je zult versteld staan wat de verschillende perspectieven en werken in co-creatie opleveren: het vermindert blinde vlekken, het resulteert in creatieve en onverwachte oplossingen, zet een gebruiker-centraal denken in gang en je komt verrassend snel tot concrete resultaten. Bovendien geeft het je een vliegende start bij acceptatie en implementatie (want de gebruiker is al ‘om’)!

Het zou niet ‘des agiles’ zijn om meteen met alle tips tegelijkertijd aan de slag te gaan. Dus kies er één! Ga ermee aan de slag, leer daarvan en bepaal dan je volgende stap. Op een agile manier een kickstart met agile maken! Let’s go!

Diana Russo HR & Organisatie designer en vernieuwer | HR impact MAKERS