Werken aan diversiteit gaat niet zonder gelijkwaardigheid en inclusie op de werkvloer. Maar hoe zorg je dat al die verschillende medewerkers zich gehoord en gewaardeerd voelen?
Inclusieve communicatie speelt hierin een cruciale rol.
Tip 1 Maak ruimte voor nieuwe perspectieven
Nieuw talent wordt vaak geconfronteerd met ‘’zo doen we het hier al jaren’’. Er wordt verwacht dat nieuwe medewerkers zich aanpassen aan de dominante norm en de manier waarop zij communiceren. Denk aan de manier waarop feedback wordt gegeven, de nuances in e-mails of de manier waarop bij events wordt gesproken. Maar wil je talent ook binnenhouden? Wees je dan vanuit HR bewust van de verschillende communicatiestijlen en ongeschreven regels. Zo kun je hier tijdens de onboarding transparant over zijn en tegelijkertijd ruimte creëren voor nieuwe perspectieven en stijlen.
Tip 2 Inclusief taalgebruik op de werkvloer
Taal weerspiegelt (onbewuste) vooroordelen, machtsposities en waarden. Inclusief taalgebruik draagt dan ook bij aan een veilige werkomgeving. Dat gaat verder dan alleen het vermijden van beledigende of uitsluitende termen; het erkent en waardeert iedereen. Wees je bewust van de rol van taal, observeer en pas toe. Kijk bijvoorbeeld eens hoe je organisatie intern met gender in taal omgaat: worden functies genderspecifiek aangeduid of neutraal? Hoe verwelkom je mensen tijdens bijeenkomsten? Weten (nieuwe) collega’s van elkaar met welk voornaamwoord zij graag worden aangesproken?
Daarnaast heeft taal de kracht om interne eilandjes te verbinden. Stimuleer collega’s om informatie die ze met de hele organisatie delen ook begrijpelijk voor iedereen te maken. Zo is een term als ROI (Return On Investment) een bekende marketingterm, maar weet de HR-collega niet direct wat je bedoelt. Door vakjargon uit te leggen of een woordenlijst toe te voegen bij complexe documenten betrek je meer collega’s. Geef vanuit HR het goede voorbeeld door ook de cao en overeenkomsten toegankelijk te schrijven.
Tip 3 Benut verschillende communicatiekanalen en middelen
Niet iedereen verwerkt informatie op dezelfde manier. Terwijl sommige medewerkers de voorkeur geven aan e-mails of intranet, zijn anderen misschien meer ontvankelijk voor visuele of interactieve vormen van communicatie, zoals video's of webinars. Vraag je communicatiecollega’s om data over interne communicatievoorkeuren of stel samen feedbacksessies of enquêtes op.
Tip 4 Maak HR-communicatie digitaal toegankelijk
Digitale toegankelijkheid krijgt een steeds grotere rol in externe en interne communicatie. Het zorgt ervoor dat iedere collega dezelfde toegang heeft tot essentiële informatie: ongeacht visuele of auditieve beperkingen, luidruchtige omgevingen of digitale vaardigheden. Let bijvoorbeeld op het visuele contrast en de leesbaarheid van je onboarding documenten. Voeg ondertiteling toe aan trainingsvideo's en zorg voor een overzichtelijke structuur in arbeidsovereenkomsten en andere belangrijke documenten. Je kunt steeds meer (bestaande) programma’s en tools inzetten om je producten digitaal toegankelijk te maken.
Tip 5 Leer en faciliteer
Hoe implementeer je inclusieve communicatie op de werkvloer? Vanuit HR heb je de middelen en mogelijkheden om intern verandering op gang te brengen. Creëer draagvlak op verschillende lagen in de organisatie met bewustwording en actie. Faciliteer momenten om het belang van inclusieve communicatie te begrijpen en toe te passen, zodat het een integraal onderdeel van de organisatiecultuur wordt. Bijvoorbeeld met trainingen op deelgebieden taal, digitale toegankelijkheid, visuele communicatie en vooroordelen. Leg de opgedane kennis eens naast de waarden van je organisatie: wat is relevant voor jullie? Welke afspraken kunnen we maken? Hoe houden we elkaar aansprakelijk? Maak inclusieve communicatie duurzaam door afspraken vast te leggen in HR-beleid, D&I-beleid of de interne gedragscode.
Inclusieve communicatie en HR vormen samen dus een krachtige combinatie. Benut de tips om te zorgen dat divers talent binnenkomt én blijft.
Bron: XpertHR
